Pracodawco bądź dzielny, czyli kilka słów o tym jak przygotować się do procesu o niesłuszne wypowiedzenie umowy o pracę?

Sprawy sądowe z zakresu prawa pracy, dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę, to jedne z najczęściej toczących się przed sądami pracy. Pracownik, który uznaje, że rozwiązanie umowy było nieuzasadnione, niezgodne z prawem lub formalnie wadliwe, może złożyć pozew o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Choć ochrona pracownika jest mocno zakorzeniona w przepisach Kodeksu pracy, pracodawca nie stoi na przegranej pozycji – pod warunkiem, że odpowiednio przygotuje się do sprawy.

1. Wypowiedzenie a rozwiązanie umowy – kluczowe różnice

Na wstępie warto zaznaczyć, że nie każda sprawa dotyczy natychmiastowego zwolnienia dyscyplinarnego. Większość postępowań sądowych dotyczy rozwiązania umowy za wypowiedzeniem przez pracodawcę, co oznacza, że pracownik miał czas na przygotowanie się do odejścia z pracy, ale kwestionuje przyczyny wypowiedzenia lub sposób, w jaki je wręczono.

Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy, wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony musi zawierać konkretną, prawdziwą i uzasadnioną przyczynę, a pracodawca musi być w stanie ją wykazać.

2. Najczęstsze przyczyny pozwów ze strony pracowników

Niewskazanie przyczyny wypowiedzenia lub jej zbyt ogólne sformułowanie (np. „utrata zaufania”, „niewywiązywanie się z obowiązków”),
Błędna forma wypowiedzenia (np. brak konsultacji związkowej, brak podpisu),
Wypowiedzenie z naruszeniem zasady równego traktowania,
Retorsja wobec pracownika, który wcześniej dochodził swoich praw (np. zgłosił mobbing, żądał wypłaty nadgodzin).

3. Jakie dowody powinien zgromadzić pracodawca?

Dokumentacja kadrowa:

Umowa o pracę, aneksy, regulaminy, zakresy obowiązków,
Wypowiedzenie z uzasadnieniem (najlepiej konkretne, precyzyjne i odnoszące się do faktów),
Protokół konsultacji związkowej (jeśli pracownik był członkiem związku lub objęty jego ochroną),
Historia zatrudnienia, oceny okresowe, korespondencja.

Dowody na uzasadnienie wypowiedzenia:

Notatki służbowe, pisma dyscyplinujące, upomnienia,
Raporty o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków (np. spóźnienia, błędy, niskie wyniki sprzedaży),
Zeznania przełożonych lub współpracowników,
E-maile i inne dowody naruszenia obowiązków pracowniczych.

Dla reorganizacji lub likwidacji stanowiska:

Uchwały zarządu o likwidacji działu,
Nowy schemat organizacyjny,
Dowody na obiektywne przyczyny ekonomiczne (spadek przychodów, zmiany w strukturze zatrudnienia).

4. Na co zwrócić szczególną uwagę przy formułowaniu wypowiedzenia?

Uzasadnienie musi być konkretne i możliwe do udowodnienia. Np. zamiast „utrata zaufania”, należy wskazać, że pracownik dopuścił się określonych uchybień (z datą, kontekstem i skutkiem).
Nie wolno wskazywać fałszywych przyczyn – nawet jeśli intencja była dobra. Wypowiedzenie oparte na nieprawdziwej podstawie zostanie uznane za wadliwe (por. wyrok SN z 14 grudnia 2021 r., III PSKP 62/21).
Forma pisemna jest obowiązkowa, a brak podpisu lub niedoręczenie pracownikowi to ryzyko przegranej.

5. Najważniejsze orzeczenia Sądu Najwyższego

🔹 Wyrok SN z 14 grudnia 2021 r., III PSKP 62/21

Sąd Najwyższy uznał, że „utrata zaufania” może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia tylko wtedy, gdy zostanie wskazana konkretna sytuacja, która ją wywołała, np. działania pracownika naruszające obowiązki służbowe. Samo ogólne stwierdzenie nie wystarcza.

🔹 Wyrok SN z 6 lipca 2022 r., III PSKP 19/22

Sąd podkreślił, że reorganizacja zakładu pracy może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia, ale musi być realna, a nie pozorna, i udokumentowana (np. zmiana schematu organizacyjnego, nowe technologie).

🔹 Wyrok SN z 18 listopada 2020 r., I PK 60/19

Brak wypłaty odprawy przy wypowiedzeniu z przyczyn niedotyczących pracownika (np. redukcja etatu) może skutkować nie tylko koniecznością wypłaty odprawy, ale też uznaniem wypowiedzenia za bezskuteczne, jeśli nie wskazano prawdziwej przyczyny.

6. Taktyka procesowa pracodawcy – dobre praktyki

Przeanalizuj ryzyko przed wypowiedzeniem – zastanów się, czy masz odpowiednie dowody na swoje twierdzenia, czy przyczyna nie narusza zasad równego traktowania.
Przygotuj precyzyjne uzasadnienie wypowiedzenia, najlepiej z pomocą działu HR i prawnika.
Zachowuj spójność w dokumentach – nie może być tak, że wypowiedzenie wskazuje na „brak kompetencji”, a pracownik wcześniej otrzymywał wyłącznie pochwały.
Nie opieraj się tylko na zeznaniach przełożonych – dokumenty mają większą moc dowodową.
Zadbaj o formalności – podpis, data, doręczenie, konsultacja związkowa, odprawa (jeśli należna).

7. Co może zrobić pracodawca, by ograniczyć ryzyko przegranej?

Zainwestuj w wewnętrzne procedury oceny pracowników, dzięki którym będzie możliwe rzetelne udokumentowanie powodów decyzji kadrowych.
Przeprowadzaj regularne rozmowy rozwojowe i ewaluacje – mogą być później ważnym dowodem.
Wprowadź politykę antymobbingową i szkolenia kadry kierowniczej – by uniknąć zarzutu odwetu lub dyskryminacji.

Sprawy o nieuzasadnione wypowiedzenie stosunku pracy to poważne wyzwanie dla każdego pracodawcy. Kluczem do sukcesu jest rzetelne przygotowanie się do procesu, zgromadzenie kompletnych i spójnych dowodów, jak również przemyślane, konkretne i uczciwe uzasadnienie wypowiedzenia. Wbrew powszechnym opiniom, sądy nie są automatycznie po stronie pracownika – ale tylko wtedy, gdy pracodawca udowodni, że jego decyzja była legalna, uzasadniona i zgodna z zasadami współżycia społecznego.

Masz więcej pytań lub Twoja firma wymaga solidnego wsparcia prawnego?

Zapraszamy do kontaktu pod numerem: 794 661 234.
Lub korzystając z naszego formularza kontaktowego.